Taustaselvitysten merkitys osana liiketoimintaa

Luottamus on tunnetusti aina ansaittava, mutta onko liiketoiminnassa yleensäkään mahdollista tehdä luotettavaa yhteistyötä ulkopuolisten toimijoiden kanssa? Vaikka yhteistyökumppani näyttäisikin taloustietojen perusteella tekevän ns. ”tervettä” businesta, saattaa yhteistyö esimerkiksi sanktio- tai pakotelistoille kuuluvan toimijan kanssa asettaa myös oman yrityksen oikedellisten sanktioiden alle. Viime kädessä vastuu yhteistyökumppanien taustojen selvittämisestä kuuluu yritykselle itselleen. Taustaselvitysten tekeminen yrityksen toiminnan kannalta avainroolissa olevista yhteistyökumppaneista saattaa siten osoittautua pitkällä tähtäimellä yrityksen parhaaksi strategiseksi päätökseksi.

“Tieto on valtaa”
Lähes kaikki tuntevat käsitteen, jonka englantilainen filosofi Sir Francis Bacon julkaisi jo yli 400 vuotta sitten (1597). Sittemmin käsite on saanut lähes kliseisen maineen, eikä sen substanssia pysähdytä nykymaailmassa enää useinkaan miettimään.

Nykypäivän markkinatalousyhteiskunnassa yritykset pyrkivät parhaan kykynsä mukaan optimoimaan liiketoimintaan kohdistuvia kuluja – joskus jopa liiankin ”terävillä saksilla”. Samoin kvartaalitalousmalliin perustuva lyhyemmän aikavälin strateginen päätöksenteko perustuu tarpeeseen saada yrityksen osakkeelle mahdollisimman korkea arvo. Sen sijaan liiketoimintaympäristöön liittyvän tiedon merkitys yrityksen päätöksenteon työkaluna, ja sitä kautta myös tuloksentekijänä, jää useinkin taka-alalle.

Viime vuosien aikana on organisaatioiden toimintatavoissa ollut kuitenkin nähtävissä kasvavaa kiinnostusta sekä tiedon hankkimiseen kuin myös sen hyödyntämiseen. Etenkin länsimaissa ollaan havahduttu yhä kasvavassa määrin kiinnittämään huomiota organisaation erilaisia sidosryhmiä koskeviin tausta- ja turvallisuusselvityksiin.

Kaikilla liiketoimintaan vaikuttavilla osapuolilla, asiakkailla, yhteistyökumppaneilla ja alihankkijoilla, on olemassa välillinen vaikuttavuussuhde yritykseen. Näiden sidosryhmien muodostamaan vaikuttavuuteen liittyvät mm. liiketoiminnan hinta-laatuprofiili, taloudellinen tilanne, eettisyys, maine, avainhenkilöt, markkinointi, jne. Näin ollen liiketoiminnan eri osapuolet ovat lähes väkisinkin kytköksissä toisiinsa – niin hyvässä kuin pahassa.

On siis selvää, että kaikkeen liiketoimintaan liittyy yrityksen ulkopuolisista osapuolista aiheutuvia riskejä. Hyvä uutinen kuitenkin on, että näitä riskejä on mahdollista hallita.

Tunnetko yhteistyökumppanisi?
Kansainvälisen kaupankäynnin nykyiset pelisäännöt edellyttävät usein vastapuolen tuntemista pintaa syvemmältä, koska virheelliset tulkinnat voivat pahimmillaan johtaa merkittäviin liiketoimintaa hankaloittaviin sanktioihin. Suurena riskinä liiketoiminnalle voidaan pitää mm. liiketoimintasuhdetta jollekin kansainväliselle pakotelistalle kuuluvan yrityksen kanssa.

Pakotteiden alla toimivia businesskumppaneita vielä suurempi riski on toimia yhteistyössä erilaisten ammattimaisten huijari- ja/tai rikollisorganisaatioiden kanssa. Voidaankin sanoa, että vastapuolien ja kolmansien osapuolien taustojen selvittäminen kuuluu näin ollen oleellisena osana valveutuneen organisaation riskienhallintaprosessiin.

Vastuu on yrityksellä itsellään
Viranomaisten tehtävänä on toimia pelisääntöjen ja toimintarajojen ylimpänä valvojana, mutta organisaatio joutuu tavallisesti itse kantamaan vastuun, jos vastapuolen screenaaminen on toteutettu vaillinaisesti tai jätetty kokonaan tekemättä. Etenkin kansainvälisesti toimivien yritysten on syytä varmistaa selustansa, koska Skandinaviassa luotetaan edelleen lähtökohtaisesti ns. perusrehelliseen businesstapaan.

Mainetappiot hankalasti paikattavissa
Sosiaalisen median maailmanvalloitus on nostanut viime vuosien aikana esiin kokonaan uudenlaisen uhkan yrityksille: mainetappiot. Niihin kuuluvat mm. yritysten moraalisiin arvoihin ja ympäristöystävällisyyteen liittyvät tekijät, samoin kuin toimitusketjujen kestävän kehityksen lukuisat eri tekijät. Tiedonsaannin helpottuminen on samalla kasvattanut yritysten paineita pysyä selvillä omien sidosryhmiensä eettisyydestä, compliance-vastaavuudesta sekä muista sidonnaisuuksista.

Voidaankin todeta, että mainetappiot ovat markkinointinäkyvyyden kannalta nykyään yhä merkittävämpi uhka. Sanotaan, että jokainen menetetty asiakassuhde vaatii vähintäänkin kaksinkertaisen markkinointipanostuksen asiakkaan saamiseksi takaisin.

Tutkimuskeinot kehittyneet
Samalla kun yritykset ovat alkaneet huomioimaan taustaselvitysten merkityksen liiketoiminnan tukifunktiona, ovat myös palveluntarjoajat jatkaneet tutkimusprosessiensa kehittämistä ja ajanmukaistamista. Myös raportointia on kokonaisuudessaan hiottu yhä selkeämmäksi. Vielä jokunen aika sitten saattoi selvitysraportissa lukea lyhyesti: ”Ei tiedossa olevia rikkeitä”, kun taas tämän päivän raporteissa käsiteltävä asia avataan liiketoimintaa monella muulla tavalla hyödyntävästi.

Taustaselvitykset nostavat pakotelistojen lisäksi esiin mm. tutkittavan yrityksen merkittävimmät omistussuhteet ja -osuudet, ylimmän johdon todentamisen, organisaatiorakenteen, negatiivisen median screenauksen, jne. Tutkimuksissa käytettävä varmistettu data tuotetaan luotetuilta kansainvälisiltä business analytics -palveluntarjoajilta.

Tutkimukseen on lisäksi mahdollista sisällyttää erillinen kenttätutkimus, jolloin tutkija matkustaa fyysisesti kohdealueelle selvittämään paikalliset rekisterit, suorittamaan henkilöhaastatteluja, valokuvaamaan kohdekiinteistöjä sekä toteuttamaan muita toimeksiantoon liittyviä tutkimuksia, joista tavallisesti sovitaan erikseen toimeksiantajan kanssa.

Taustaselvitysten hyödyt
On totta, että taloudellisia menetyksiä pystytään kompensoimaan vakuutuksien avulla silloin kun vahinkoja on jo tapahtunut, mutta yrityksen imagoon ja maineeseen kohdistuneisiin tahroihin ei vakuutuksilla ole vaikutusta.

Taustaselvitysten avulla liiketoimintaympäristön turvallisuutta on mahdollista varmistaa jo ennen vahingon sattumista. Myös kustannusrakenteen osalta voidaan taustaselvitysten todeta olevan enemmän investointi kuin kulu. Tutkimusten tuottamat taloudelliset hyödyt ovat yleensä moninkertaiset investointiin nähden.

Yrityksen toimintaan vaikuttavien sidosryhmien taustoista ja sidonnaisuuksista on siis hyödyllistä olla selvillä – toki lainsäädännön sallimin keinoin. Parhaisiin tuloksiin päästään tavallisesti silloin kun selvitysprosessi – ja turvallisuus yleensäkin – on integroitu osaksi yrityksen koko liiketoimintastrategiaa.

Artikkelin kirjoittaja Kimmo Loukonen toimii CX Managerina liiketoimintaympäristöjen turvallisuuden konsultointiin keskittyneessä Centry Oy ssä.